É bem comum a situação da empresa perder uma Nota Fiscal emitida, por vários motivos, e muitos deles de uma forma imprevisível. Conforme a Lei da Guarda, todo estabelecimento deve manter armazenadas as suas Notas Fiscais emitidas por, no mínimo, 5 anos. Em algumas situações é necessário recorrer a esse arquivo para consulta, reenvio da NF-e, enfim, manter as suas obrigações fiscais em dias com o Fisco, e caso não seja possível encontrá-la, a sua recuperação não é tão complicada como aparenta ser.
Recuperando uma Nota Fiscal
Através do Portal da Nota Fiscal Eletrônica é possível consultar, baixar e imprimir cada nota referente ao seu estabelecimento.
Para tal, basta acessar o site acima e inserir a Chave de Acesso que se encontra no Documento Auxiliar da NF-e (DANFE). Essa chave é o fator principal para que se tenha o acesso e é composta por 44 dígitos. Vale lembrar também que o seu Certificado Digital deve estar habilitado e o seu navegador estar apto para aceitar cookies.
Insira a chave no campo “Chave de Acesso da NF-e” e marque a opção “Não sou um robô”. Pronto. Agora é só baixar o arquivo XML.
Não possui a chave de acesso?
Como visto acima, com a chave de acesso a recuperação da NF-e é bem simples e envolve poucas etapas. Porém, sem a chave também é possível recuperar e envolve um pouco mais de passos e complexidade.
Existem alguns sistemas especializados, como o da ConexãoNF-e e o Arquivei, capazes de acessarem o WebService de distribuição da Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ) da sua região, permitindo que o software tenha acesso a documentos fiscais emitidos há 90 dias anteriores à solicitação.
Terceira alternativa: relacionamento com a outra parte da nota
Caso nenhuma das duas opções acima sejam viáveis, uma alternativa é entrar em contato com a pessoa para quem emitiu a NF-e. Como duas vias são geradas, uma para quem vende e outra para quem compra, entrar em contato com a outra parte lhe permite ter acesso aos dados da NF-e. Não é a opção mais recomendada, pois pode gerar algum desgaste na relação entre o seu negócio e o terceiro, mas acaba sendo uma opção que não pode ser descartada.
Lista de documentos disponibilizados pela Sefaz
A Sefaz não entrega todos os documentos dos contribuintes presentes na NF-e. Apenas alguns documentos podem ser baixados. Confira a lista a seguir.
Emitente da NFe
· Manifestação do Destinatário (NFe);
· Conhecimento de Transporte (CTe) Autorizado/Cancelado;
· Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe) Autorizado/Cancelado;
· Registro de Passagem;
· Averbação para Exportação;
· Eventos da Suframa (Vistoria/Internalização);
· Evento do Fisco de Resposta ao Pedido de Prorrogação;
Destinatário
· NFe – a própria nota da compra;
· CTe;
· Resumo da NFe;
· Cancelamento (NFe e CTe);
· Carta de Correção (NFe e CTe);
· CTe Autorizado/Cancelado;
· MDFe Autorizado/Cancelado (NFe e CTe);
· Registro de Passagem;
· Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC) (NFe e CTe);
· Averbação para Exportação;
· Eventos da Suframa (Vistoria/Internalização);
· Pedido de Prorrogação;
· Evento do Fisco de Resposta ao Pedido de Prorrogação.
Evite problemas com o Fisco
Como a legislação exige um armazenamento por, no mínimo, 5 anos dos documentos fiscais, como dito anteriormente, o recomendado é ter o backup de suas notas em um local seguro. Consulte o seu emissor de Nota Fiscal e tenha ciência de como o mesmo atua na realização desses backups de segurança. As soluções da Zeus Automação contam com uma ferramenta de backup que garantem que seus dados estejam sempre a salvo.
Quando a Receita Federal exige uma nota fiscal antiga e a mesma não pode ser recuperada, a cada arquivo XML não entregue, a empresa corre o risco de pagar R$ 1 mil de multa.
Entre em contato com a Zeus Automação: 79 3432-8350 / 99912-8350 / 99913-8350 ou https://zeus.itweb.net.br e agenda já uma demonstração de nossas soluções.