O inventário físico é uma das ferramentas fundamentais para manter o controle do estoque e patrimônio de um negócio. Saber aplicar essa ferramenta pode levar o empreendedor a ter mais assertividade na tomada de decisões, tais como gestão de compras com os fornecedores, antecipação da necessidade de reposição, desempenho do seu mix de produtos, cálculo do aproveitamento do espaço físico, estratégias de produção e venda, além de um panorama geral do seu estoque.
Porém, nem todo empreendedor atenta-se ao potencial do inventário e acaba por realizar apenas o inventário físico anual, normalmente no final do ano e, em sua maioria, na última ou penúltima semana de dezembro, somente por conta da obrigação fiscal.
O presente artigo abordará a importância do inventário, seus tipos e diferenças, bem como dicas de como aplicá-lo de forma eficaz, minimizando impactos e aumentando os resultados positivos.
Inventário de estoque, o que é e quais os tipos?
Em suma os profissionais costumam resumir que inventariar é basicamente contar o estoque de mercadorias. O inventário de estoque é nada mais que um processo de identificação, classificação e contagem de todos os objetos presentes em seu estoque, bem como o acompanhamento da movimentação desses itens.
Costuma ser divido em duas classificações: inventário periódico e inventário permanente.
O inventário periódico consiste na contagem e atualização do estoque em períodos predeterminados pela própria empresa, que podem ser semanais, quinzenais, mensais, trimestrais ou até anualmente. Esse modelo é adotado por empresas que não possuem muita movimentação de estoque e é o mais comum em pequenos negócios.
Já o inventário permanente trabalha com a atualização do estoque em tempo real, ou seja, toda vez que uma mercadoria sai ou entra no estabelecimento, ele é automaticamente atualizado. Esse modelo é o mais recomendado para empreendedores que desejam tomar decisões de forma mais segura.
O uso de um software de gestão de estoque, assim como o Zeus Gestão, facilita na adoção do segundo modelo, haja vista que há uma integração no controle do estoque em tempo real. Dessa forma, pode ocorrer uma redução na incidência de erros humanos, bem como a possibilidade de ter informações atualizadas a qualquer momento, já que o gestor não terá que aguardar pelas datas predeterminadas no primeiro modelo, o periódico.
Além disso, o inventário permanente e integrado a um software de gestão torna todos os processos mais rápidos, pois tudo já se encontra à disposição nos relatórios, sem ter que perder tempo na contagem periódica dos itens. É importante ressaltar também, que quanto maior for o espaço de tempo entre as checagens do inventário, maior a possibilidade de incompatibilidade entre os estoques escriturados e o verificado na contagem.
Existe ainda o inventário patrimonial, com foco nos bens permanentes da empresa: imóveis, veículos, mobília, equipamentos e mais. Esse tema será abordado em outra oportunidade, por se tratar também de um fator decisivo na análise de tomada de decisões do negócio.
Por que começar a fazer o inventário agora?
Ter o estoque bem alinhado com um sistema de gestão traz inúmeros benefícios além dos apontados acima. Dentre eles:
· Redução ou eliminação dos desperdícios. Muitos negócios trabalham com produtos com prazo de validade, como por exemplo no ramo alimentício. Uma boa gestão de estoque mantém o controle sobre esse prazo, evitando perdas por vencimento ou inutilização.
· Redução dos custos. Um fluxo de compra ideal é o que se sabe o que comprar e quando comprar. A reposição do estoque desnecessária pode levar a despesas que comprometem o caixa de sua empresa. Com o auxílio dos relatórios, é possível não só identificar a necessidade de reposição dos produtos, como também identificar aqueles com menor ou maior saída e readequar esses produtos no seu próximo pedido junto ao fornecedor.
· Evita perda de vendas por faltas. Ter acesso às movimentações do estoque evita que alguma venda não seja concretizada por falta do produto. Estoques mínimos, análise de sazonalidade dos produtos e médias de vendas serão de grande ajuda para evitar a famosa frase “tinha, mas acabou”.
· Mais tempo para “pensar no seu negócio”. O principal papel dos gestores é ter tempo disponível para “pensar no seu negócio”, isto é, sobrar tempo para agir um pouco mais nos planos estratégico e tático. É indubitável que uma ferramenta que ofereça dados em tempo real proporcionará mais tempo e precisão do que um inventário periódico, principalmente quando este último é realizado apenas anualmente.
Mas afinal, e sobre o inventário de final de ano, devo ou não fazer?
Não resta dúvidas que ter a gestão de estoques é indispensável para o crescimento do negócio. Além dos inventários citados anteriormente, existe uma exigência legal que obriga as empresas enquadradas no Simples Nacional ou aquelas que optaram pelo regime de tributação com base no lucro presumido, a escriturar o Livro de Registro de Inventário anualmente. Nas empresas optantes do lucro real, essa escrituração ocorre ao final de cada período de apuração.
A forma mais fácil de realizar essa tarefa é manter o estoque real sempre alinhado com o estoque informado no software de gestão de estoques. Dessa forma, realizar inventários e balanços que atendam às exigências legais tornam-se bem mais fácil e rápido.
Dicas rápidas para inventariar o estoque
· Se for possível, realize o inventário num horário que a empresa está fechada. Isso evita diferenças na contagem, já que não haverá entrada ou saída de produtos.
· O estoque e espaço devem ser primeiramente organizados, agrupando ao máximo possível produtos iguais. Pode-se aproveitar que os produtos estão sendo retirados dos espaços para realizar uma limpeza e verificação de prazo de validade ou estado do produto e patrimônio.
· Antes da contagem, os espaços devem ser identificados – enumerar e categorizar as prateleiras, vitrines, gavetas, etc. Após enumerados e categorizados, a contagem de produtos pode ser associada aos seus respectivos lugares onde estão estocados. Isso facilitará tanto na realocação dos produtos, como a próxima contagem e o mapeamento de distribuição dos mesmos.
· A contagem deve ser feita item por item. Não se deve realizar a contagem por apontamento, cálculo médio ou “olhômetro”. Em casos de perca da contagem no meio do processo de um determinado item, é recomendado que reinicie a contagem do mesmo. Se for uma caixa com mais de um item dentro, confira se a caixa não foi aberta e se contém todos os itens conforme especificado na embalagem.
· A contagem deve ser checada e refeita por uma segunda pessoa. Isso diminui a possibilidade de falha humana.
· Anote registros detalhados. É comum notar durante o inventário algumas necessidades e observações que devem ser executadas logo após o final do processo. À medida que os dados forem surgindo, anote em um registro separado as observações para tomada de decisão após a conclusão do inventário.
Vimos que o inventário é uma ferramenta indispensável para o sucesso de qualquer negócio que trabalha com fluxo de entrada e saída de produtos, por isso, não caia no erro comum de executar o inventário apenas no final do ano, por conta da obrigação fiscal. Desde já, implemente em sua empresa uma boa gestão do estoque.
Como o Zeus pode auxiliar na gestão do estoque e inventário?
A gestão de estoques é um desafio constante para a maioria das empresas. O Zeus Gestão Comercial reúne ferramentas importantes para o controle e gestão de estoques para que você esteja sempre à frente da demanda de forma eficiente.
· Informações precisas e detalhadas no momento da venda;
· Controle de estoque mínimo;
· Sugestão de compra;
· Apuração de Custo de Mercadoria Vendida (CMV);
· Reserva de estoque;
· Conversão de unidades de medida;
· Sugestão de preço;
· Inventário;
· Balanço;
· Fórmulas personalizáveis para definição do preço de venda;
· Romaneio e controle de entrega.
Entre em contato com a Zeus Automação: 79 3432-8350 / 99912-8350 / 99913-8350 ou https://zeus.itweb.net.br e agenda já uma demonstração.