Coronavírus, COVID-19, pandemia, isolamento e quarentena. Enfim, nesse momento crítico a corrida para o home office já começou para muitas empresas que necessitam se adaptar ao trabalho à distância. Se você tem dúvidas de como se adaptar rapidamente a essa transição, não se preocupe, pois saiba que não está sozinho. Confira a seguir algumas dicas de como ajustar seus processos, como levantar recursos tornar viável o trabalho remoto da forma mais eficiente possível.
1. Defina seu plano de ação e estratégia
Antes de partir para a execução planeje bem como ficarão organizados os colaboradores de sua empresa, tais como suas necessidades de equipamentos e como irão se adaptar aos processos. Faça um levantamento de todos os equipamentos que serão necessários para essa transição, como computadores, tokens, documentos impressos, manuais, configurações, instalação e demais recursos diversos. Por fim, defina quais colaboradores estarão responsáveis por determinadas tarefas e estimule prazos e metas.
2. Hora de definir os processos
Como o tempo de transição é curto e muito imediato, defina apenas os processos essenciais de sua empresa. Mapeie e documente as etapas de cada processo, como o financeiro, atendimento ao cliente, a forma como funcionará o delivery (caso haja essa modalidade) e etc. A seguir, nomeie cada colaborador ou grupo de colaboradores que ficará responsável por determinado processo. Nos primeiros dias, supervisione como os processos estão andando e, se necessário, faça os ajustes até que tudo se encaixe perfeitamente.
3. Use e abuse da tecnologia
Faça um levantamento junto a sua equipe de tecnologia dos sistemas e recursos que irão lhe auxiliar durante essa fase. Soluções em nuvem e acessos remoto via VPN costumam ser uma saída segura e bastante eficaz para o home office. Existem várias ferramentas de gestão de produtividade, pessoas, vendas, financeiro e demais setores, disponíveis na internet. Utilize também de grupos de WhatsApp, Telegram, Skype ou Discord para facilitar a comunicação com os seus colaboradores. As reuniões podem ser em grupo também por videoconferência por esses aplicativos. Por fim, atente-se a segurança da informação e mantenha todos os cuidados para que as informações de sua empresa não sejam comprometidas.
4. Mantenha contato com os seus colaboradores
É normal que nem todos consigam se adaptar ao trabalho remoto. Assim, é imprescindível que você mantenha contato com todos eles realizando o feedback 1×1, ou seja, ouvindo cada um individualmente e, ao mesmo tempo, sugerindo ajustes para que os processos sejam seguidos e as metas atingidas.
5. Faça muitas reuniões
Mesmo que os processos estejam bem definidos e documentados, lembre-se que as pessoas não estão mais dentro de sua empresa, e consequentemente, podem não estar seguindo a sua cultura organizacional. Defina uma agenda fixa de reuniões individuais ou em grupos para manter todos bem informados e conectados com o seu negócio. Caso seja possível, dê preferência as reuniões por videoconferência, pois simulam muito mais o ambiente de trabalho da sua empresa do que apenas por áudio ou texto.
6. Não utilize muitas ferramentas distintas
Defina quais serão as ferramentas padrões de comunicação e gestão, para que cada um não acabe utilizando uma diferente. Opte por apenas uma ferramenta de chat, uma de videoconferência (que pode ser a mesma de chat) e uma de gestão de tarefas.
7. Deixe os seus clientes seguros com a sua transição
Comunique seus clientes e parceiros sobre a mudança para o home office. Deixe os seguros e confiantes que toda a qualidade dos serviços será mantida e informe também todos os seus canais de comunicação e atendimento durante o período do trabalho remoto.
Que tal, gostou deste artigo? Continue a acompanhar dicas como essa em nosso blog ou mídias sociais:
BLOG – https://zeus.itweb.net.br/blog
INSTAGRAM – https://www.instagram.com/zeusautomacao/
FACEBOOK – https://pt-br.facebook.com/zautomacao/