Controlar a inadimplência é uma condição essencial para que a saúde financeira da empresa esteja bem, sem comprometer o seu fluxo de caixa e resultados financeiros esperados. O controle da inadimplência, apesar de parecer complexo para alguns empresários é uma tarefa simples, com base em ações de prevenção, controle e cobrança.
Prevenindo a inadimplência
Nem sempre é possível adivinhar se determinado cliente será um bom pagador. Mas, algumas ferramentas podem minimizar esse risco, tal como a análise do histórico dos clientes. Antes de disponibilizar o crédito ao cliente, analise em seu sistema de gestão comercial, o histórico de compras e pagamento do mesmo. Caso seja um cliente novo, converse com ele e procure se informar sobre algum outro estabelecimento em que costuma comprar. A seguir, faça uma ligação para o estabelecimento indicado e solicite informações sobre o histórico desse cliente.
Para clientes que apresentam maiores riscos de inadimplência, consultar o CPF ou CNPJ em órgãos como o SPC e Serasa pode ser uma alternativa de proteger-se dos atrasos.
Outra dica que ajuda na prevenção da inadimplência é adotar lembretes de pagamento. Muitos clientes não pagam o boleto ou a fatura por esquecerem do vencimento. Enviar lembretes de pagamento alguns dias antes de sua conta vencer é um bom auxílio preventivo da inadimplência. A notificação pode ser de várias formas: SMS, WhatsApp, E-mail ou sistemas que já possuem essa funcionalidade de forma automática.
Ainda no tocante às notificações antes do vencimento, para que não pareça uma cobrança ofensiva, você pode atrelar uma informação útil à mensagem, como:
· Perguntar se o cliente está satisfeito com o produto ou serviço.
· Oferecer uma dica de manutenção dos produtos que o cliente comprou.
· Perguntar se o cliente tem alguma dúvida quanto ao uso do produto.
Essas técnicas não só tornam o lembrete de pagamento menos invasivo, como também agrega valor ao seu negócio, fortalece o relacionamento com o cliente e diminui o risco do mesmo não realizar o pagamento da fatura.
Controle da inadimplência
Mantenha uma planilha ou software de gestão com os registros das faturas a receber em atraso. O primeiro passo é analisar a sazonalidade em que ocorre os maiores índices de inadimplência na sua empresa. Em posse disso, seja mais cauteloso sempre nesse período ao ofertar créditos para o cliente. Os três primeiros meses do ano geralmente são os de maior índice de inadimplência no Brasil.
Se a empresa for pequena esses registros podem ser mantidos em uma planilha. Contudo, para empresas maiores essa medida não é a ideal, sendo recomendado que adote sistemas de gestão que já realizam a gestão de clientes e análise de crédito.
Ainda nessa linha dos registros dos pagamentos em atraso, trace um plano de recuperação da inadimplência. Calcule a capacidade de recuperação, margem de negociação de desconto para quitação do débito ou juros a serem aplicados, formas de parcelamento da dívida e tantas outras possibilidade que podem surgir no momento em que for partir para a última etapa, a cobrança.
Cobrança
Antes de partir para a cobrança dos clientes inadimplentes, defina um processo para tal tarefa. A maioria das empresas que possuem um manual com um plano de ação bem definido, costumam ter bons rendimentos no ressarcimento da inadimplência.
Quando uma fatura em atraso for diagnosticada deve-se agir rapidamente, pois quanto mais tempo esperar, maior o risco de não conseguir recuperar esse débito. Cada empresa adota o seu processo de cobrança, e a maioria consiste em:
1. Entrar em contato com o cliente e questionar o motivo do atraso.
2. Escolher o melhor caminho para a quitação do débito conforme o plano de ação traçado. Facilite o caminho para o pagamento da dívida seja por meio de descontos, de reparcelamentos, ou mesmo, estendendo o prazo para uma data que o cliente esteja em melhores condições financeiras. Pondere também se irá ou não aplicar juros.
3. Enviar via E-mail, WhatsApp ou Sistema de Gestão as informações acordadas com o cliente, para formalização e aumentar a garantia da validade dessas informações. Nessa notificação devem constar também o responsável da empresa que entrou em contato, forma de contato, data e hora em que realizou o contato, motivo do atraso, nova forma de pagamento e data de vencimento.
4. Documentar no seu sistema ou planilha em que a fatura se encontrava em atraso, que a mesma fora renegociada. Para evitar a renegociação mais de uma vez e manter o histórico do cliente sempre atualizado.
Se mesmo assim, o plano de liquidação não for efetivo e o devedor não cumprir com o acordado, medidas mais drásticas se tornam necessárias:
· Envie uma carta registrada, com Aviso de Recebimento (AR), que dá um prazo de uma semana para honrar o seu compromisso. Se isso não acontecer, é indicado que serão tomadas as ações judiciais adequadas;
· Caso possível, proteste as dívidas no cartório e comunique ao devedor esta providência;
· Entre em contato com o seu advogado para que as medidas judiciais sejam tomadas. Em casos de causas de no máximo 40 salários mínimos, mova uma ação no Juizado Especial Cível (JEC), conhecido popularmente como “pequenas causas”. Para isto, basta se dirigir ao juizado mais próximo. Causas com valor inferior a 20 salários mínimos não necessitam obrigatoriamente de advogado.
Vale ressaltar que chegar a um acordo ainda é a melhor escolha que as medidas drásticas. Afinal, um mau acordo é melhor do que um bom processo. É melhor sair perdendo um pouco, ao abrir mão de parte da dívida ou recuperar parte da mercadoria, e resolver a situação da melhor forma possível e de forma definitiva.
Conheça o Módulo Financeiro do Zeus Gestão
O controle financeiro é o primeiro passo para tomar decisões cruciais para o sucesso de seu negócio. O total controle do aspecto financeiro de uma empresa é essencial para sua sobrevivência. Tendo isso em mente oferecemos uma série de funcionalidades no âmbito financeiro.
· Análise de crédito do cliente;
· Créditos de Cliente;
· Contas a pagar;
· Contas a Receber;
· Orçamentos;
· Pré-Vendas;
· Vendas;
· Controle de Caixa;
· Controle de Recebimentos em Cartão de Crédito;
· Comissão por venda e del-credere para vendedores e técnicos;
· Controle de Cheques;
· Devoluções;
· Controle de vendas externas – Integração com força de vendas.
Entre em contato com a Zeus Automação: 79 3432-8350 / 99912-8350 / 99913-8350 ou https://zeus.itweb.net.br e agenda já uma demonstração dessas e demais funcionalidades.