Um erro muito comum entre os empresários é acreditar que o dinheiro do caixa é também o seu dinheiro, principalmente quando o dono é a mesma pessoa que administra as finanças. Usar o caixa da empresa para trocar o carro, viajar, reformar a casa, ou até mesmo pagar contas e despesas pessoais cotidianas, trata-se de um erro fatal e que pode levar até a falência do negócio. E o inverso também pode ocorrer, quando o dinheiro da conta pessoal é utilizado para pagar débitos da empresa. Que tal começar a organizar e separar os caixas a partir de agora? Confira algumas dicas a seguir.
Por que separar as contas?
#01. Avaliar a saúde financeira da empresa e evitar o endividamento
Separar as contas e movimentações tornará possível avaliar as receitas e despesas somente da empresa. Assim fica mais fácil projetar o faturamento e a capacidade de compra e pagamento de débitos, possibilitando ainda mais o crescimento da empresa e evitando o endividamento efeito “bola de neve”. O mesmo pode se aplicar para as contas pessoais. Evitando gastos acima da capacidade de quitação dos débitos.
#02. Maior clareza para a tomada de decisões
Com uma visão mais clara das finanças do negócio, fica mais fácil avaliar as estratégias para o seu crescimento. É necessário reajustar as metas? Posso investir mais no estoque de tal produto que está vendendo bem? Posso aumentar a equipe? Onde e quanto posso investir agora? Posso investir em um produto ou serviço novo? Posso negociar desconto na antecipação de pagamento com fornecedores? Tenho caixa para negociar desconto em uma compra à vista e aumentar a lucratividade do meu produto? Essas são algumas perguntas que um caixa exclusivo, e bem gerenciado, podem trazer respostas que ajudem ainda mais no crescimento do negócio.
#03. Protege também contra o endividamento pessoal
Ter uma clareza das contas pessoais também proporciona uma visão do quanto você possui e o quanto pode gastar. A seguir iremos falar do pró-labore e retirada de lucros, umas das formas de remuneração dos sócios e proprietários.
#04. Evita discussões entre os sócios
Imagina uma empresa onde um sócio faz a retirada do caixa pessoal com frequência e o outro não. Esse também é um erro muito comum e que gera bastante conflitos e discussões entre os sócios do negócio. Ocorre com mais frequência em empresas familiares, como pais e filhos ou marido e mulher.
Agora que já entendeu as razões para separar as finanças pessoais das finanças da empresa. Que tal saber como fazer isso de forma fácil?
#01. Faça uma análise das finanças de ambos os caixas
Tente compreender a situação atual dos seus caixas. Comece separando o que é pessoal do empresarial. Quais receitas e quais despesas pertencem a qual caixa? A mesma coisa com as contas a pagar e a receber. Qual o saldo das contas bancárias e em espécie dos caixas? Quais patrimônios pertencem a empresa e quais pertencem a pessoa física?
#02. Registre toda a movimentação separadamente
Escolha sistemas ou planilhas para registrar separadamente as entradas e saídas dos caixas da empresa e pessoal. Coloque o pessoal no sistema ou forma de controle pessoal, e o empresarial no sistema de gestão da empresa.
Tente manter o máximo de detalhes que seja possível, como contas a receber, contas a pagar, categorias, centro de custo, valor em estoque, faturamento mensal, pagamentos mensais, custos fixos, custos variáveis, origem dos rendimentos e etc.
Os sistemas Zeus contam com diversos módulos que atendem a essas e tantas outras necessidades para uma boa saúde financeira da empresa. Já para as contas pessoais existem aplicativos gratuitos e pagos, de fácil utilização, e disponíveis para Android, iOS e Windows.
#03. Separa as contas bancárias.
Com contas separadas fica mais fácil avaliar e registrar as movimentações. Isso irá proteger ambos os caixas, haja vista que cada caixa só irá se movimentar conforme o capital disponível em cada conta. Além disso, a separação das contas facilita a declaração do Imposto de Renda Pessoa Física e Pessoa Jurídica, bem como documentações e análises para empréstimos bancários empresariais e pessoais.
#04. Defina um pró-labore e a forma de retirada de lucros
O termo pró-labore vem do latim “pelo trabalho”. Do mesmo jeito que um funcionário que trabalha para uma determinada empresa possui direito a um salário, o sócio que trabalha na empresa também poderá ter um salário conforme o serviço que presta dentro dela.
O pró-labore normalmente é definido como se fosse o pagamento a um funcionário comum. Por exemplo, se para a função que o proprietário está executando atualmente, fosse pagar a outra pessoa para fazer, custasse dois salários mínimos mensais, então o recomendado seria estabelecer um pró-labore fixo de dois salários mínimos mensais para o dono do negócio exercer essa função.
Sobre a retirada de lucros ela pode ser definida com base nas estratégias da empresa. O quanto é preciso no mínimo manter no capital de giro? Quanto ela irá precisar de retirada para algum investimento e o quanto irá sobrar para que possa fazer a retirada do lucro. E tantas outras análises que devem ser feitas com base nas metas e definições da empresa. As retiradas de lucro costumam ter um espaço de tempo maior que o pró-labore, sendo normalmente trimestrais, semestrais ou anuais.
O pró-labore é uma ótima forma do empreendedor saber o quanto terá fixo mensal para manter o seu padrão de vida e controlar melhor as suas finanças pessoais. Já a retirada de lucros poderá ser usada para despesas variáveis, como uma viagem, reforma da casa, troca de carro, ou até mesmo para investimentos que aumentem ainda mais a sua renda pessoal.
#05. Jamais utilize o dinheiro ou cartão da empresa para gastos pessoais e vice-versa
Procure controlar ambos os caixas em suas contas a pagar e receber sem que um caixa tenha que “salvar” o outro. Alguns especialistas recomendam que você deve ter uma reserva de caixa que consiga pagar entre três a seis meses de sua despesa mensal.
Vamos supor que suas despesas pessoais giram em torno de R$ 2.000,00 mensais. Nesse caso, seu caixa pessoal deve ter uma reserva de emergência entre R$ 6.000,00 a R$ 12.000,00. Com essa reserva, qualquer imprevisto que ocorra não lhe trará tanto sofrimento e dor de cabeça. O mesmo se aplica também para o caixa da empresa.
Evite também fazer compras pessoais no cartão de crédito da empresa e vice-versa.
Bônus: a dica mais valiosa!
Invista em um bom sistema de gestão para a sua empresa. Isso não só irá facilitar o seu trabalho, como também irá diminuir o tempo para tomadas de decisões, cálculos, relatórios e tantas outras vantagens. Confira o Zeus Gestão e como suas funcionalidades irão ajudar no sucesso do seu negócio.
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