Quando se fala em organizar as finanças da empresa a primeira coisa que passa na mente dos gestores é o corte de custos. Claro que esse é apenas um dos pilares a serem considerados na gestão financeira do negócio, que envolve muito mais que isso, como investimentos, precificação, fluxo de caixa previsto, e tantos outros. O foco do presente artigo é no primeiro e mais popular item: a contenção de despesas, porém com foco em não perder a produtividade e eficiência da empresa.
Impressão, papéis e fotocópias
Por ser algo que possui um valor unitário muito baixo, o custo com papéis, impressões e fotocópias parece ser um valor irrisório no total de custos da empresa. Contudo, no final do mês, o montante com essa categoria de despesa pode ser consideravelmente impactante no fluxo de caixa do negócio, principalmente quando há o mau uso desses recursos, tais como: impressões erradas, repetidas e documentos da vida pessoal. Além do custo com energia elétrica, insumos de impressão e manutenção das impressoras.
Uma dica para economizar é desenvolver uma política de consciência ambiental, estimulando a equipe a imprimir somente aquilo que é necessário. Toda vez que for enviar algo para a fila de impressão pergunte-se antes “por que devo imprimir isso?”. Afinal, nem tudo precisa ser entregue em mãos ou lidos em papel Oriente os colaboradores a utilizarem o máximo que puderem os arquivos digitais e, quando for obrigatória a impressão, dê preferência ao uso dos dois lados do papel (a maioria das impressoras possuem essa função).
É válido também aproveitar papéis para rascunhos e o armazenamento de documentos em nuvem, economizando assim o arquivo em papel, ganhando em espaço na empresa, tendo maior segurança nos seus documentos e agilizando o acesso aos dados que se tornam mais fáceis de serem encontrados na hospedagem online.
Energia Elétrica e Água
Outro vilão nas despesas é a energia elétrica. Tente aproveitar ao máximo a luz solar que entra pelas janelas, portas e corredores para iluminação. Acenda as luzes somente em ambientes escuros, e quando estiverem em uso. Ao sair do ambiente, apague as luzes e desligue o ar-condicionado.
Durante os horários de almoço e à noite, mantenha os computadores e demais aparelhos eletrônicos desligados. Caso tenha que manter o computador ligado, desligue pelo menos o monitor. Em notebooks, existe o modo de economia de energia, ative-o enquanto se ausenta nesse período.
Controle o uso do ar-condicionado. Não há a necessidade de temperaturas muito baixas e, em alguns dias, a porta ou janela aberta pode não só manter o clima do ambiente agradável, bem como serve para renovar e circular o ar, deixando-o mais saudável. Trocar as lâmpadas antigas por lâmpadas de LED também é válido nessa economia.
O que muitas empresas têm feito é investir na energia solar: em um primeiro momento é um custo alto, no entanto, seu retorno a longo prazo é excelente.
Quanto à conta de água, é possível diminuí-la fazendo o básico: verificar o estado das torneiras e descargas, evitando vazamentos. Trocar torneiras e descargas antigas por outras mais econômicas.
Telefonia e Internet
Itens essenciais na maioria das empresas, ambos possuem valores que ter reajustes até mais de uma vez durante o ano, mesmo em planos com valores fixos. O primeiro passo para se contratar ou renegociar um plano de telefonia para a sua empresa é entender qual a necessidade dela: seriam mais ligações locais, interurbanas, ligações para telefones móveis ou fixos? Com base nisso, é possível entrar no site das operadoras de telefonia, analisar os planos e contratar aquele que atende à sua demanda. Muitas vezes, o seu negócio pode estar com um plano com minutos ou franquia em excesso, que não estão nem perto de serem totalmente utilizados. Ou até mesmo, planos bastante defasados.
O mesmo vale para a internet. Identificar qual a velocidade necessária para atender às demandas de sua empresa é o primeiro passo na contratação ou renegociação do plano. E, através do site do provedor de internet, ou por telefone, é possível conhecer os planos e contratar o ideal para a sua necessidade.
Não se prenda a pesquisar os preços e planos somente em uma operadora de telefonia ou provedor de acesso à internet. Compare as ofertas disponíveis no mercado e negocie, na hora da contratação, alguma bonificação. As empresas de telecomunicações costumam ter esse bônus para os seus clientes mais exigentes quanto a valores e preços. Avalie também a possibilidade de contratação de planos corporativos, que são opções mais econômicas.
Copos descartáveis – água e café
Não se trata apenas de uma bandeira levantada pelos ambientalistas, mas também de uma questão econômica. O simples copinho de café das 10h e das 16h pode lhe gerar enormes custos. Incentive os colaboradores a utilizarem canecas, copos ou garrafinhas de água individuais. Uma solução criativa é fornecer um desses itens a cada funcionário, personalizado e devidamente identificado.
Deixe os copos descartáveis somente para os clientes. Todavia, algumas empresas já aboliram o uso deles no geral, seja para colaboradores ou clientes.
Contratação e demissão de funcionários
Contratar e demitir geram altos custos para a empresa. Uma contratação costuma vir acompanhada de treinamentos, fase de adaptação do funcionário novo e exames admissionais. Já a demissão costuma trazer os custos trabalhistas, que normalmente costumam causar um impacto nas despesas empresariais.
Ao pensar em contratação, tenha a certeza se o cargo oferecido é necessário realmente no momento. Caso a função não seja rotineira na empresa, sendo apenas pontual, considere a terceirização ou contratação de profissionais autônomos.
Além disso, existem casos onde acontece a contratação de um funcionário que se mostra incompatível com a cultura da empresa. Invista em uma melhor seleção no momento da contratação. Isso poupará gastos com treinamento e adaptação dessa pessoa.
Já para as demissões, também é necessário uma análise detalhada do caso. Considere a capacitação ou realocação do funcionário em outro cargo ou setor, antes de demiti-lo. Em último caso, a demissão acaba sendo a alternativa ser considerada.
Horas Extras
As horas extras costumam ser um desafio em algumas empresas, independente do setor ou tamanho. Seus custos geralmente são 50% a mais que a hora normal do funcionário e costumam vir acompanhados de despesas adicionais, como ticket alimentação e direitos trabalhistas (13º, férias e FGTS), que também são calculados sobre as horas extras. Além de uma possível insatisfação e diminuição na produtividade do funcionário, devido ao horário de trabalho adicional.
Evite ao máximo utilizar desse recurso e, se possível, pague com a compensação de horas. O banco de horas é uma excelente opção para o gestor lidar com essa questão.
Gestão de Estoque
A gestão de estoque já foi tema de dois artigos em nosso blog:
– Inventário de estoque – por que você deve começar a fazê-lo e não deixar para a última hora
– Já ouviu falar em giro de estoque? Aprenda como calcular
Estoque mal planejado e acumulado na empresa é sinal de dinheiro que foi investido e não retornou ao caixa. Acesse os artigos acima e saiba como obter os melhores resultados com a gestão de estoque.
Regime de Tributação
São muito comuns os relatos diários de empresas que descobrem estarem encaixadas em regimes de tributação inadequados para o seu tipo de negócio. Tenha a certeza que você contratou uma empresa contábil competente e que tenha total conhecimento no assunto. Um erro nessa escolha pode custar muito alto para a sua empresa ao longo de meses e anos de arrecadação de tributos.
Debata e simule com o seu contador a possibilidade de encaixar o seu negócio nos regimes de Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional. Após a simulação, escolha aquela que mais se adequa ao seu negócio.
Juros e Tarifas Bancárias
Quando se fala em juros e tarifas bancárias, pensa-se logo nos empréstimos. Mas, existem muito mais tarifas a serem consideradas e que podem estar passando despercebidas no seu fluxo de caixa. Juros de cartões de crédito e cheque especial costumam serem muito altos, e só devem ser utilizados em último caso. Algumas vezes, um empréstimo pode acabar tendo uma taxa de juros menor, quando comparados com essas opções acima. Experimente também renegociar a dívida com o fornecedor, sem precisar entrar no ciclo dos juros bancários.
Outro fator a ser considerado são as tarifas de manutenção da conta. Os bancos contam com diversos pacotes e planos. Converse com o seu gerente de contas e avalie o melhor plano para a sua conta bancária. Por fim, em casos de emissão de boletos e taxas de venda por cartões de crédito/débito, avalie as tarifas e compare entre os bancos e soluções de pagamento disponíveis.
Transporte
Viagens corporativas, táxi, motoboy, deslocamento entre unidades da empresa, combustível para funcionários, principalmente para os vendedores. Enfim, já chegou a somar isso tudo no final do mês? Apesar de ser uma despesas essencial, não significa que ela não possa ser reduzida.
Se há um alto custo com táxi ou motoboy, experimente negociar com um entregador fixo e chegue a um valor ideal com ele, podendo ser um valor fixo por quilometragem, horários, etc. Em viagens corporativas, pesquise na internet antes de fechar qualquer pacote de viagem. Muitas agências de viagens já fazem esse trabalho de forma a conseguir o pacote mais econômico e com condições exclusivas para elas.
Trace as rotas para os vendedores de sua empresa de forma que aproveite ao máximo o deslocamento. Dessa forma, haverá tanto uma redução no custo com combustível ou passagens, bem como um melhor aproveitamento no tempo dos vendedores, com a otimização da rota.
Viu como é fácil organizar as despesas de sua empresa? Por fim, fica a dica mais importante de todas. Converse com os seus colaboradores e conscientize eles do quanto essas medidas acima são importantes para o sucesso de todos. Afinal, seus funcionários são os seus maiores aliados para que as decisões acima sejam executadas com sucesso. Envolva toda a equipe nesses objetivos e colete os melhores resultados para a sua empresa.
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